Da sempre gestire il tempo è una problematica spinosa non solo per gli imprenditori, ma anche per i dipendenti e per tutti coloro che devono pianificare delle attività in generale.
Se però il dipendente riceve un carico di lavoro dal proprio capo, e ha quindi un campo d’azione limitato, l’imprenditore non ha dei veri e propri obblighi, se non quelli verso la sua impresa. Dovrebbe quindi poter decidere in autonomia come gestire il tempo e il suo utilizzo. Eppure, quasi sempre l’imprenditore si trova a dover correre senza tregua tra un impegno e l’altro, un emergenza dell’ultimo minuto, lavorando molte ore al giorno.
Oggi voglio quindi spiegarti perché dovresti imparare qualche nozione di base di time management, che coinvolge inevitabilmente il delegare a qualcuno dei compiti, e come inoltre il controllo possa aiutarti ulteriormente nella gestione dei tuoi affari.
Gestire il tempo, delegare e altre cose che dovresti fare come imprenditore di successo
I liberi professionisti non hanno un cartellino da timbrare (o, per essere più moderni, un badge da strisciare). Sono “liberi” di decidere quanto tempo dedicare a un’attività, se lavorare da casa o meno, di spezzettare la giornata lavorativa e, se vogliono, anche di portare avanti un progetto di notte.
Tutta questa apparente libertà, però, si scontra ben presto con la mancanza di tempo. I progetti da mandare avanti sono troppi, bisogna pensare anche agli stipendi da pagare, alle attrezzature da sostituire, alla banca, ai clienti e ai fornitori. E così, spesso si arriva alla sera senza aver portato realmente a termine nulla. La libertà si è trasformata in una prigione.
La problematica di gestire il tempo non è però una condanna. È possibile imparare a ottimizzare il tempo, attraverso una serie di azioni da portare avanti tutti i giorni, che devono entrare a far parte della tua routine quotidiana. Questo ti aiuterà non solo nel lavoro, ma anche a concedere il giusto tempo alla tua vita privata, ai tuoi hobby e alla tua famiglia.
Qualche consiglio per gestire il tempo
Pianifica e gestisci le priorità
Potrebbe sembrare una banalità. “Ma io so già benissimo quello che devo fare il lunedì e quello che devo fare il martedì”, mi dirai. Già, ma sai quanta differenza può fare metter tutto per iscritto?
Anche da un punto di vista psicologico, scrivere nero su bianco qualcosa significa renderlo reale, stipulare una sorta di patto con te stesso, che se fosse solo nella tua testa potresti facilmente non rispettare.
Gestire il tempo significa quindi creare una lista degli impegni. Ci sono cose che bisogna fare a inizio settimana, altre a metà, altre alla fine e così via. Certo, così sembra tutto facile.
Ma cosa succede quando le cose cominciano ad accumularsi? Significa che la programmazione non è stata scritta o rispettata a dovere, o che sono intervenute delle contingenze particolari.
Qualunque sia la motivazione, in questo caso la programmazione giornaliera deve lasciare spazio a un’altra lista, che è quella delle priorità.
Grazie a questa lista puoi decidere cosa è importante e cosa no, e cosa lo è di più. Magari riuscirai a completare tutta la lista, o magari no, ma almeno saprai di aver lasciato indietro solo le cose meno urgenti!
La lista delle priorità non funziona in base alle scadenze, ma in base all’importanza. Quindi, ad esempio, se devi stilare un report il martedì ma hai un incontro con la banca il mercoledì che richiede un giorno di preparazione, la priorità va data alla banca. Il report può aspettare!
Impara a delegare
Gli imprenditori vecchio stampo seguono una sola filosofia: più lavori, più guadagni. Sbagliato! Questa forma mentis appartiene a un’epoca in cui le ditte individuali erano forse l’unica forma conosciuta dagli italiani per avviare un’attività, e pensare di farsi affiancare non era possibile.
Oggi, per fortuna, le cose sono cambiate. Gestire un’attività, che sia sottoforma di Snc, Srl o Spa, non significa solamente produrre il lavoro concreto, come riparare auto, vendere i propri prodotti, dipingere case e molto altro.
Significa, anche, trattare con le banche, procurarsi le materie prime, occuparsi della sede pagando l’affitto, pagare lo stipendio ai dipendenti, farsi pubblicità e molto altro ancora.
Come può un uomo o una donna da solo fare tutto questo?
L’importanza dei collaboratori
Imparare a delegare è forse ancora più difficile che imparare a gestire il tempo, perché sembra di venir meno a un dovere. Ma non è così! La bravura dell’imprenditore sta anche nel sapersi circondare di persone capaci, in grado di gestire certi aspetti della vita imprenditoriale. Così puoi essere libero di concentrarti sulla tua attività, senza dover avere a che fare con tutti i corollari.
Dimentica il motto chi fa da sé fa per tre. Spesso la paura di delegare origina dal fatto che l’imprenditore non si fida dei suoi collaboratori. Altre volte, invece, crede che delegando il suo ruolo possa essere sminuito.
In realtà:
- Il compito dell’imprenditore è anche quello di scegliere e formare i propri collaboratori a lavorare al meglio
- L’imprenditore dovrebbe occuparsi soltanto delle attività a valore aggiunto e della sovrintendenza generale, e non della gestione quotidiana.
Inoltre, delegare i compiti significa anche ricevere degli stimoli nuovi. Ognuno di noi reagisce a determinate situazioni in maniera diversa. Vedere come lavora un nostro collaboratore significa anche apprendere qualcosa di nuovo e interessante.
Infine, resta sempre a tuo carico il compito di monitorare. Se hai imparato a gestire il tempo, troverai facile anche controllare le attività dei tuoi collaboratori, il che non significa non dare loro fiducia, ma semplicemente continuare a mantenere la visione generale.
Il controllo di gestione
E proprio della visione generale fa parte il controllo di gestione, ossia l’attività di monitoraggio generale dell’azienda che consente di vedere in che direzione si sta andando. Spesso, infatti, l’imprenditore delle pmi, essendo oberato dagli impegni quotidiani non riesce ad avere una visione d’insieme, che gli consentirebbe da una parte di rilevare eventuali situazioni di crisi aziendale, e dall’altra di sviluppare un senso critico e di cercare continuamente margini di miglioramento.
Non esiste l’impresa perfetta. Esistono invece imprenditori lungimiranti, che capiscono quanto ci sia sempre la possibilità di aggiustare il tiro, e di crescere, sia come impresa che come libero professionista.
