Le fatturazioni elettroniche e il sistema di controllo

Da quando sono stati introdotti alcuni tipi di fatturazioni elettroniche le procedure di invio, ricezione e conservazione delle fatture si sono notevolmente semplificate.

Se però fino a questo momento il sistema era in vigore soltanto per la pubblica amministrazione, con l’introduzione delle fatturazioni elettroniche tra privati le cose sono destinate a cambiare ancora una volta.

Scopriamo quindi quali sono le ultime misure previste dal governo e quali sono le novità che ci aspettano per il 2019.

Le fatturazioni elettroniche e il sistema di controllo del fisco: le novità del settore

La fattura elettronica 2019 è solo l’ultima di una serie di novità che sono state introdotte già da diversi anni. Si tratta quindi della naturale conseguenza di un percorso che ha come scopo l’eliminazione di costi e sprechi che ruotano intorno alla fattura cartacea unitamente alla possibilità di avere maggior controllo.

Di fatto con le fatturazioni elettroniche diminuiranno sensibilmente anche i casi di frode, grazie a un sistema molto più sicuro ed efficace che si affida al digitale.

Come nasce

La storia della fatturazione elettronica comincia nel 2014, quando per la prima volta viene introdotto questo concetto per quanto riguarda le fatture da e per la pubblica amministrazione. L’iniziativa nasce dalla Direttiva 2014/55/UE.

Grazie a questa misura, le fatturazioni elettroniche sono diventate l’unica possibilità per i rapporti commerciali con la PA. In seguito, la valenza di questo documento è stata estesa anche verso le imprese quotate nell’indice FTSE MIB.

La seconda tappa del processo ha inizio invece il 1° luglio 2016, quando anche i privati hanno la possibilità – non l’obbligo – di procedere con fatturazioni elettroniche.

Infine, con la Legge di Bilancio 2018, viene introdotto l’obbligo della fattura elettronica sia tra soggetti con partita IVA, sia tra questi e i consumatori finali. La scadenza è fissata per il 1° gennaio 2019: a partire da quella data, per la commercializzazione di beni e servizi sarà obbligatorio utilizzare il sistema elettronico già in vigore per le pubbliche amministrazioni.

Dal 1° luglio 2018, però, è già in vigore l’obbligo per le fatture di benzina e gasolio (per i possessori di partita Iva), mentre dal 1° settembre per il tax free, ossia per viaggiatori extra UE con una spesa al di sopra di 150 € più Iva.

Gli strumenti

Per le fatturazioni elettroniche ritroviamo strumenti con cui i possessori di partiva Iva hanno già imparato a familiarizzare.La trasmissione dal fornitore al cliente della fattura deve infatti passare attraverso il SDI, ossia il sistema di interscambio, già utilizzato per il controllo dei conti correnti.

Il sistema di interscambio è quindi uno snodo attraverso cui passa la fattura. Quest’ultima viene compilata tramite un apposito software, dopodichè viene firmata digitalmente. A quel punto deve essere inviata al SDI, che effettuerà dei controlli automatici e inoltrerà la fattura al suo destinatario.

Un altro strumento familiare è il linguaggio XML, ossia il linguaggio utilizzato per la stesura delle fatture elettroniche. È lo stesso che gli imprenditori usano per l’invio della documentazione relativa agli studi di settore, quindi probabilmente lo conoscerai già.

Come funziona

Le fatturazioni elettroniche prevedono dunque la trasmissione di tutti i dati rilevanti attraverso un flusso digitale.

In passato, ogni fattura per essere ritenuta valida doveva essere su carta stampata. La fattura era quindi prodotta e inviata, il ricevente aveva il compito di stamparla (se arrivata via mail) e conservarla per almeno 10 anni. Diventa subito chiaro quanto questo sistema sia scomodo. Per un piccolo ufficio conservare una mole così imponente di documenti è difficoltoso, oltre ad essere uno spreco di carta riprovevole.

Oggi, invece, il fornitore compila la fattura e la invia al SDI, che a sua volta la recapita al cliente, tutto senza sprechi.

I dati

Per una fattura cartacea, avrai sicuramente ben chiari i dati da inserire. Ma con le fatturazioni elettroniche, quali sono gli elementi di cui tenere conto?

Per quanto riguarda la pubblica amministrazione, ogni ufficio è contrassegnato da un codice univoco composto da 6 caratteri. Per gli scambi tra privati, invece, si può procedere in due modi: uno è prendere in considerazione la PEC come dato identificativo. In questo caso l’SDI riconoscerà l’indirizzo a cui recapitare la fattura.

In alternativa si può utilizzare direttamente il codice SDI, simile a quello già utilizzato per la PA.

E per i consumatori? Non è ancora chiaro quali saranno i dati, ma molto probabilmente si farà ricorso a un codice univoco identificativo che tutti noi possediamo già: il codice fiscale.

La fattura elettronica sarà ritenuta valida solo nel momento in cui il fornitore la firmerà digitalmente attraverso il software. E sempre attraverso il software, ma questa volta del ricevente, la fattura può essere conservata a registrata per i 10 anni canonici.

Per chi vale?

Attenzione, le fatturazioni elettroniche non saranno applicabili indiscriminatamente a tutti. La norma prevede infatti l’applicazione a tutte le cessioni di beni e servizi tra soggetti privati, ma alcuni di questi soggetti godono di esenzioni per via del loro regime fiscale.

Sono quindi esclusi:

• Soggetti che applicano il regime forfettario (di cui abbiamo parlato qui)
• Soggetti che applicano il regime dei minimi o il regime di vantaggio
• I non residenti in Italia.

Questi soggetti sono esonerati dall’invio di fatture elettroniche, ma nel caso acquistino un bene o un servizio da un soggetto che invece deve sottostare all’obbligo, ovviamente riceveranno la fattura elettronica.

I vantaggi

Ora dovresti sapere tutto sulle fatturazioni elettroniche. Ti manca solo un passaggio: perché questa rivoluzione?

Abbiamo già parlato del consumo di carta, che da solo è un’ottima motivazione per convertirsi al sistema digitale, data la scarsità delle risorse che noi stessi abbiamo provocato.

Ma ci sono anche altri vantaggi che rendono il passaggio alla fattura elettronica auspicabile per tutti nel più breve tempo possibile. Quali sono?

• Risparmio: una gestione digitale, o ancora meglio automatizzata, consente di ottimizzare i tempi di gestione e gli eventuali errori.
• Controllo totale: un sistema come la fatturazione elettronica consente di avere sempre sotto controllo il flusso di entrata e uscita. Con un semplice click è possibile effettuare una ricerca avanzata, ad esempio per cercare una fattura risalente a uno specifico mese di 6 anni fa. Oppure è possibile filtrare per cliente, per tipologia di bene o servizio e molto altro ancora. Una ricerca negli archivi cartacei richiederebbe almeno il triplo del tempo;
• La lotta all’evasione. Questa è sicuramente la motivazione più importante: il governo ha già introdotto altri sistemi per la lotta all’evasione come lo spesometro e gli ISA, di cui abbiamo già parlato. L’estensione della fattura elettronica a tutte le cessioni di beni e servizi, compresi quelli verso i consumatori, consentirebbe finalmente di porre un freno deciso alle frodi.

Lo svantaggio è per l’artigiano o l’imprenditore “vecchia scuola” che dovrà necessariamente adeguarsi; capire come aggiornare la gestione della propria azienda, anche a fronte di questi nuovi obblighi, può dare beneficio e portare alla luce elementi necessari oggi per la buona riuscita di un’ attività.